Dokument informacyjny RODO

Ogólnie do przetwarzania danych osobowych

Za pośrednictwem tego dokumentu chcielibyśmy zapoznać Cię z tym, w jaki sposób pracujemy z danymi osobowymi podczas korzystania z funkcji Foxentry, jakie prawa i obowiązki w zakresie danych osobowych wiążą się z korzystaniem z tych funkcji, jakie środki jesteś zobowiązany podjąć w związku z wykorzystaniem funkcji Foxentry i jakie środki podjęliśmy my.

Na początku konieczne jest przybliżyć kilka podstawowych pojęć:

RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, która od 25 maja 2018 r. reguluje prawa i obowiązki osób przetwarzających dane osobowe.

Dane osobowe to wszelkie informacje, które mogą posłużyć do identyfikacji konkretnej osoby.

Nie muszą to być tylko konkretne dane, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu, ale wszelkie dane, które dotyczą konkretnej osoby i mogą służyć do identyfikacji osoby (np. adres zamieszkania, identyfikatory sieciowe - Adres IP, pliki cookie i/lub dane o lokalizacji itp.).

Natomiast samo imię, nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania lub numer telefonu nie muszą być automatycznie danymi osobowymi, jeżeli na podstawie tych danych nie można zidentyfikować konkretnej osoby.

Np. przechowywanie adresu e-mail [email protected] bez żadnego dalszego powiązania nie jest daną osobową, ponieważ tylko na podstawie tego adresu e-mail nie można dowiedzieć się o jaką osobę chodzi. Jeżeli jednak w związku z innymi danymi (np. zatrudnienie, adres zamieszkania czy imię i nazwisko) możliwa będzie identyfikacja konkretnej osoby, będą to dane osobowe.

Zawsze należy wziąć pod uwagę, czy możliwe jest przypisać dane do konkretnej osoby na podstawie określonych danych.

Zanonimizowane dane osobowe to dane osobowe, które zostały zmodyfikowane w taki sposób, że dana osoba nie jest już możliwa do zidentyfikowania i danych tych nie można odzyskać w celu ustalenia, o jaką konkretną osobę chodziło.

Przetwarzanie danych osobowych to każda operacja wykonywana z danymi osobowymi, od pozyskiwania, poprzez przechowywanie i wykorzystywanie do usuwania danych.

Podmiot danych to osoba, którą można zidentyfikować na podstawie danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest osoba, która ustala, w jakim celu i w jaki sposób dane osobowe będą przetwarzane.

Przetwarzającym dane osobowe jest osoba, która w imieniu administratora i na rzecz administratora pracuje z danymi osobowymi w określony sposób.

Funkcje Foxentry

Funkcje Foxentry działają z formularzem, w którym można używać kilku typów funkcji Foxentry. Szczegółowy opis wszystkich funkcji jest dostępny na www.foxentry.pl. Poniżej znajduje się tylko krótki opis.

Autouzupełnianie i walidacja

Podstawowe funkcje Foxentry to autouzupełnianie i walidacja wprowadzonych danych. Funkcje te pomagają w uzupełnieniu imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu i adresu e-mail w formularzu poprzez sprawdzenie tych informacji i, w razie potrzeby, oferowanie pomocy lub opcji wypełnienia pola w formularzu, jeśli taka istnieje. Ewentualnie udzielą Ci dodatkowych informacji (np. w ramach rozszerzonej walidacji o wypełniony numer telefonu).

Funkcje autouzupełniania i walidacji działają z każdą częścią danych wprowadzonych do formularza indywidualnie, bez powiązania z innymi wprowadzonymi danymi, tak aby maksymalnie ograniczyć naszą możliwość identyfikacji konkretnej osoby fizycznej na podstawie tych danych.

W przypadku, gdyby powyższe dane nadal dawały się w konkretnym przypadku przypisać do konkretnej osoby i byłyby to dane osobowe, będziemy dla Ciebie przetwarzać te dane osobowe wyłącznie w celu korzystania z aktywowanych przez Ciebie funkcji i nie będziemy przechowywać tych danych osobowych przez długi czas.

Firmowe autouzupełnianie

Ponadto, jeśli aktywujesz funkcję „Autouzupełniania danych firmowych”, będziemy wyszukiwać i udostępniać dane identyfikacyjne i kontaktowe z publicznie dostępnych źródeł na Twoje żądanie (w szczególności poprzez wpisanie w formularzu imienia, nazwiska, nazwy lub numeru identyfikacyjnego) będziemy wyszukiwać i przekazywać dane identyfikacyjne, kontaktowe i gospodarcze przedsiębiorcy, którego wprowadziłeś w ramach tej funkcji, z publicznie dostępnych źródeł (w szczególności informacje o ograniczeniach działalności, o zadłużeniu, informacje o tym, czy jest rzetelnym podatnikiem VAT, informacje o tym, czy prowadzone jest lub było postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne). Te dane osobowe będziemy przetwarzać ponownie wyłącznie w związku ze świadczeniem tej funkcji. Po udostępnieniu tych danych osobowych nie będziemy już przechowywać tych danych osobowych przez długi czas.

Cookies i adresy IP

Używamy również identyfikatorów sieciowych (takich jak adres IP i pliki cookies) użytkowników formularza w celu prawidłowego działania funkcji Foxentry. Ponownie użyjemy tych identyfikatorów sieciowych tylko w celu zapewnienia poszczególnych funkcji i nie będziemy przechowywać tych identyfikatorów sieciowych przez długi czas.

Żądania

Cenę za korzystanie z funkcji Foxentry płacisz, kupując kredyty. Za każde skorzystanie z naszej usługi, którą nazywamy tzw. żądaniem, zostanie potrącona odpowiednia część kredytu. Dlatego w celu rejestrowania wypłat środków rejestrujemy te indywidualne żądania.

Żądania te są automatycznie anonimizowane i dodatkowo szyfrowane przed zapisaniem na naszym serwerze, dzięki czemu nigdy nie ma osobistego zapisu danych osobowych wprowadzonych do formularza. Np. jeśli użytkownik formularza zdecyduje się poprawić imię Tomasz, to żądanie to jest rejestrowane jako: Tom ***.

Więcej informacji na temat technicznego działania funkcji Foxentry można znaleźć w dokumencie „Nasz kodeks danych”.

Nasze stanowisko zgodnie z RODO

Administratorem danych osobowych wprowadzonych w formularzu za pomocą funkcji Foxentry jesteś zawsze Ty.

Administratorem jesteś, ponieważ dane osobowe są przetwarzane w Twoich celach (w szczególności w celu uzyskania niezbędnej identyfikacji, kontaktu i ewentualnie danych gospodarczych o osobach) oraz za pośrednictwem Twojego formularza. Jesteś również osobą, która po przesłaniu formularza ma dostęp do wszystkich danych osobowych osoby wpisanej w formularzu.

W tym miejscu informujemy, że jeśli będziemy używać naszej funkcji „Autouzupełnianie danych firmowych”, to musisz mieć prawny powód, aby za pośrednictwem tej funkcji uzyskać informacje identyfikacyjne, kontaktowe i gospodarcze przedsiębiorcy. Powodem tym będzie w szczególności negocjowanie umowy z tym przedsiębiorcą lub ochrona Twoich praw i roszczeń wobec tego przedsiębiorcy (np. sprawdzenie, czy przedsiębiorca jest w stanie niewypłacalności).

Nasza firma jest wówczas podmiotem przetwarzającym dane osobowe i pracuje z danymi osobowymi dla Ciebie i wyłącznie w celu realizacji funkcji Foxentry.

W szczególności pracujemy z identyfikatorami sieciowymi (cookies, adres IP) użytkownika formularza, w określonych przypadkach możemy przetwarzać dane osobowe w ramach funkcji autouzupełnienia i walidacji danych, a także uzyskujemy dla Ciebie dane identyfikacyjne, kontaktowe i gospodarcze o przedsiębiorcach, których wpisałeś w ramach funkcji „Autouzupełnianie danych firmowych”.

Twoje obowiązki

Zgodnie z RODO, jako administrator danych osobowych masz kilka obowiązków wobec osób, których dane osobowe są wpisane w Twoim formularzu. Poniżej znajdują się Twoje obowiązki związane z korzystaniem z funkcji Foxentry.

Obowiązek informacyjny

Jednym z podstawowych obowiązków jest przekazanie osobie, której dane osobowe przetwarzasz, informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych na podstawie art. 13 lub 14 RODO.

Aby spełnić ten obowiązek informacyjny, powinieneś posiadać dokument informujący osoby, których dane osobowe przetwarzasz, o tym, jak przetwarzasz ich dane osobowe. Następnie możesz wprowadzić poniższe informacje do tego dokumentu.

W związku z korzystaniem z funkcji Foxentry musisz podać osobom, których dane dotyczą, następujące informacje:

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzasz dane (cel i podstawa prawna przetwarzania)

Jeśli chodzi o funkcje Foxentry, najczęściej będziesz musiał uzyskać i wykorzystać dane osobowe i kontaktowe od swoich klientów lub partnerów biznesowych za pośrednictwem formularza, aby zawrzeć i wykonać umowę (np. aby wiedzieć, z kim zawierasz umowę i jak się z daną osobą skontaktować) .

Będziesz wykorzystywać te dane osobowe również w celu wypełnienia obowiązków prawnych (w szczególności obowiązków księgowych i podatkowych – tj. fakturowanie, ewidencja księgowa).

O celu i podstawie prawnej przetwarzania zgodnie z powyższym możesz poinformować podmioty w następujący sposób:

Dane osobowe pozyskane w związku z popytem i zamówieniem naszych towarów lub usług możemy przetwarzać bez Państwa wyraźnej zgody na podstawie oraz w celu zawarcia i realizacji umowy. Ponadto możemy przetwarzać te dane na podstawie i w celu wypełnienia naszych obowiązków ustawowych (w szczególności obowiązków ewidencyjnych, archiwizacji dokumentów podatkowych itp.)

Jeśli korzystasz z funkcji Foxentry do pozyskiwania informacji gospodarczych o przedsiębiorcach, powinieneś to robić najczęściej w celu ochrony swoich roszczeń prawnych (np. aby wiedzieć, czy osoba, z którą chcesz podpisać umowę lub Twój partner biznesowy znajduje się w upadłości, itp.).

Możesz poinformować osoby, których dane dotyczą, o tym celu i podstawie prawnej przetwarzania w następujący sposób:

Możemy dalej przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu ochrony naszych praw i roszczeń.

Identyfikacja odbiorców danych osobowych

Musisz również poinformować osoby, których dane osobowe przetwarzasz, którym przekazujesz swoje dane osobowe i kto dalej przetwarza ich dane osobowe. W ramach realizacji funkcji Foxentry jesteśmy odbiorcami danych osobowych, w związku z czym musisz podać następujące informacje:

Twoje dane osobowe są dla nas przetwarzane przez AVANTRO, s.r.o. (Dostawca usług Foxentry).

Czas przetwarzania

Powinieneś również poinformować osoby, których dane dotyczą, jak długo będziesz przetwarzać ich dane osobowe. Możesz wskazać ten obowiązek, podając następujące informacje:

Z danych osobowych wprowadzonych w ramach zapytania i/lub zamówienia usług korzystamy tylko przez czas niezbędny do wykonania umowy i wypełnienia obowiązków prawnych, ewent. w celu ochrony naszych praw i roszczeń.

Umowa o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 28 RODO jesteś ponadto zobowiązany do posiadania (jako administratora danych osobowych) u nas (jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe) uregulowanych umownie warunków, w jaki sposób będziemy przetwarzać dla Ciebie dane osobowe. Następnie wypełnisz to zobowiązanie, akceptując nasze Zasady ochrony danych osobowych, które regulują te warunki w art. 6.

Nasze obowiązki

Jako podmiot przetwarzający jesteśmy w szczególności zobowiązani do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w określonych celach. Z tego powodu w art. 6.4 Zasad ochrony danych osobowych oświadczamy, że nie będziemy przetwarzać danych osobowych w celach innych niż świadczenie funkcji Foxentry.

Kolejnym podstawowym obowiązkiem jest podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia, że ​​przetwarzane przez nas dane osobowe są wystarczająco bezpieczne.

Ponownie zobowiązujemy się do tego w art. 6.4 Zasad ochrony danych osobowych, które gwarantują, że zapewnimy bezpieczeństwo danych osobowych i danych pozyskanych podczas świadczenia funkcji Foxentry, poprzez np. szyfrowanie danych, ochronę przed spamem, wirusami i atakami osób trzecich. Więcej informacji na temat bezpieczeństwa danych można znaleźć w dokumencie „Nasz kodeks danych”.

Jako podmiot przetwarzający dane osobowe mamy dodatkowe obowiązki, w szczególności jesteśmy zobowiązani zapewnić Ci współpracę i pomoc w pracy z danymi osobowymi w razie Twojej potrzeby, zobowiązujemy się również do zachowania poufności, poinformujemy Cię o osobach, którym będziemy przekazywać dane osobowe itp.

Wszystkie nasze obowiązki, do których jesteśmy zobowiązani, zostały określone w art. 6.4 Zasad ochrony danych osobowych.