Marek Hrkal z odprezentuj.cz: Přestaňte dělat “tofu” prezentace

Při pomyšlení na powerpointovou prezentaci se vám otevírá kudla v kapse? Nebo je naopak vaší oblíbenou formou pro představení nápadů a předání informací?

Jací zákazníci nejčastěji poptávají vaše služby? Z jakých oborů?

Naším nejčastějším zákazníkem je manažer, který nemá čas, ale potřebuje skvělou prezentaci – třeba na konferenci. Většina z nich si začíná uvědomovat, že profesionální prezentace není nějaký volitelný nadstandard, ale to, co se od nich zcela po právu očekává. V Americe 7 z 10 lidí ví, že prezentační dovednosti jsou extrémně důležité pro jejich kariérní růst. A Češi si to pomalu začínají také uvědomovat. Tím ošklivým korporátním jazykem řečeno: Dobrá prezentace není nice-to-have, ale must-have.

S čím mají obecně největší problémy? Chtějí udělat hezké slidy, tedy jen vizuální stránku, nebo potřebují pomoci i s formulací a strukturováním myšlenek?

Bé je správně. Základem skvělé prezentace je obsah, obsah a zase obsah. To neznamená, že klienti nepřicházejí se zadáním, že chtějí udělat hezké slajdy. Někteří zřejmě doufají, že tak zamaskují nedostatek myšlenek v prezentaci samotné. Po těch letech to umím celkem rychle prokouknout – a prokouklo by to nakonec i publikum. Takže se místo dočesávání slajdů pouštíme do hledání nosných myšlenek a stavíme poutavou linku prezentace od nuly. Je to docela časově a mentálně náročný proces.

Je proto radost pracovat se spíkry, jako je třeba šéf Kofoly Jannis Samaras, kteří to mají v hlavě perfektně srovnané a zajímavými myšlenkami doslova srší. My jim pak pomáháme ty báječné myšlenky pouze utřídit a dobře zabalit.

Když musíte pracovat i s těmi myšlenkami a daty, musíte do daného oboru do jisté míry proniknout? Kdybych třeba dělala prezentaci na téma kvantová fyzika, tak bude dražší než prezentace o marketingu?

To je skvělý postřeh. Prezentace o kvantové fyzice jsme sice ještě nevytvářeli, ale jen za poslední rok jsme připravovali prezentace pro banky, pojišťovny, výrobce limonád, konzultanty z velké čtyřky, největší evropskou pěveckou soutěž, letecké závody nebo start-up, který si šel požádat o několik milionů dolarů. Rozmanitost témat mě osobně strašně baví, protože se vám najednou otevírají úplně nové obzory. Představte si, že dopoledne řešíte prezentaci vegetariánských burgerů a odpoledne nabídku pro investora se spoustou čísel. Nestíháte se nudit.

Úplně nejradši ale máme klienty, se kterými spolupracujeme dlouhodobě a dokážeme proniknout do podstaty jejich byznysu a jejich uvažování. Nakonec i pro ně je to pohodlnější, protože mezi námi začíná fungovat jistá forma telepatie. Klient se nemusí trápit s podrobným zadáním, protože my už tušíme, co chce. To šetří spoustu času – a protože jste se ptala na cenu, tak i spoustu peněz.

Jak důležitá je při prezentaci vizuální složka a jak projev/osobnost přednášejícího? Jde dobrým přednesem zachránit podprůměrnou prezentaci a naopak?

Pro skvělou prezentaci platí pravidlo 40:20:40. 40 % úspěchu je poutavý a dobře poskládaný obsah, 20 % jsou skvělé slajdy, které vizuálně dokreslují příběh, a zbylých 40 % je na prezentujícím – jak své myšlenky prodá. Mohlo by se tedy zdát, že na slajdech až tak moc nesejde. Není to úplně pravda. Mezi těmi třemi stavebními kameny funguje podobný princip jako při násobení. Když je jedna ze složek prezentace blízká nule, tak i výsledek je blízký nule. Všechny tři složky musí být vyrovnané, aby to fungovalo. Skvělé slajdy vás nezachrání. A stejně tak výtečný prezentující nezachrání prezentaci plnou bezobsažných blábolů.

Kdybyste měl zmínit 3 nejdůležitější zásady pro tvorbu prezentace, která zaujme, které to jsou? Jak se vyhnout „death by powerpoint“?

Máme dokonce 10 takových zásad, o kterých mluvím během přednášky: „10 důvodů, proč jsou prezentace naprd.“ Dobře, zkusím vybrat 3.

1. Zaprvé: Přestaňte dělat tofu prezentace – prezentace bez vůně a chuti. Prezentace musí vzbudit emoce – ne být přehlídkou suchopárných faktů. Jeden z báječných českých spíkrů, Jan Javornický, mi nedávno řekl: „Řídím se od 90. let pravidlem, že prezentace by měla půlku lidí pobavit a tu druhou nasrat.“ Jemu to funguje báječně.
   
   
2. Druhé pravidlo je nesnažit se říct všechno. Pokud chcete předat maximum čísel a faktů, napište dokument a pošlete ho kolegům, ať si ho přečtou. Prezentace tu není primárně k předávání informací, ale k transferu emocí. Vzbudit zájem, vyvolat pozitivní dojem. Teď si možná říkáte: Jojo, to je přesně ono, prezentace, to je jenom takové načančané pozlátko. Když ale přijmete za své, že 9 z 10 rozhodnutí se dělá emocionálně a jen se zpětně racionálně odůvodňují, tak pochopíte, že to funguje.
   
   
3. A třetí pravidlo – důležité zejména pro nás Čechy – prezentace není stand-up. Naším národním sportem je improvizace: „To se nějak udělá. Ono to nějak dopadne.“ Pak improvizujeme při opravě mostů, protože jsme je nechali dojít téměř až ke zřícení. A stejné je to s prezentacemi. Na prezentaci se musíte připravit. Pokud vystupujete na velkém fóru, svou prezentaci byste si měli projít přinejmenším 6×–10×. Improvizaci určitě taky využijete, až se něco pokazí. A při prezentaci se vždycky něco pokazí. Ale improvizace není dobrá primární strategie pro zvládnutí důležité prezentace. 

Jaké jsou nové trendy v prezentačních nástrojích, co se týče software i hardware?

Před lety se spousta prezentujících zbláznila do Prezi, dnes je dost slyšel o Canvě. Microsoft přišel před časem s nástrojem Sway. Upřímně řečeno, žádný z těchto nástrojů nepřidá vaší prezentaci ani 10 % navíc. Prezentace není o technologii, prezentace je o myšlenkách a spíkrovi.

Pokud jde o hardware, neustále se vylepšují projekční možnosti. Když jsem před 10 lety začínal, byl standardem formát 4 : 3 a rozlišení 1024 × 768 pixelů. V zasedačkách visely vysvícené dataprojektory, na kterých každá barva vypadala jako 50 odstínů šedi. Dnes se standardem stalo Full HD rozlišení, na velkých konferencích ale narazíte i na 4K nebo na působivé širokoúhlé projekce. Co to znamená pro prezentující? S ošklivými malými vizuály už nevystačíte. 
Jaké jsou vaše osobní vzory, co se týče spíkrů, kteří “fakt umí”? Na koho se mají čtenáři třeba mrknout na YT pro inspiraci?

Nevyčerpatelnou studnicí inspirace je TED.com. Já osobně jsem si ale oblíbil americkou late night. Pořady jako Last Week Tonight with John Oliver, Late Night with Seth Meyers nebo Patriot Act s Hasanem Minhajem obsahují segmenty, které mají podobu prezentace. Jsou perfektně vystavěné, doprovozené profi vizuály a báječně vypointované. Všechny najdete na YouTube a kromě toho, že si zlepšíte prezentační dovednosti a angličtinu, ještě se královsky pobavíte.

Doporučíte nějaké další zdroje, kde se inspirovat pro svoje prezentace a prezentační dovednosti?

Ze zahraničních odborníků na prezentace bych zmínil Nancy Duarte či klasika prezentací Garra Reynoldse. Pokud potřebujete poradit s prezentováním čísel a daty, přečtěte si knihy od Cole Nussbaumer Knaflic. Spoustu zajímavých informací úplně zadarmo načerpáte i na blogu odprezentuj. A samozřejmě (šibalsky se usmívá) nedávno mi vyšla kniha, která se jmenuje Odprezentuj. Přináší spoustu příkladů z českého prostředí a pokud to myslíte s prezentacemi vážně, neměla by na vašem nočním stolku chybět.