Zpracovatelská smlouva

Tato zpracovatelská smlouva (dále jen „Zpracovatelská smlouva“) upravuje podmínky zpracování osobních údajů třetích osob poskytnutých vámi při objednávání a užívání služby Foxentry Pročištění databáze (dále jen „služba“). 

Zpracovatel osobních údajů:

AVANTRO s.r.o., se sídlem Thámova 137/16, 18600 Praha 8,

IČ: 04997476,

DIČ: CZ04997476,

zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 256795

Kontaktní údaje zpracovatele osobních údajů:

Adresa pro doručování: AVANTRO s.r.o., Thámova 137/16, 18600 Praha 8

Telefonní číslo: +420 277 278 678 (v pracovní dny od 9:30 do 17:00 hodin)

Kontaktní e-mail: [email protected]

Ochrana osobních údajů je pro nás velice důležitá. Prosíme o důsledné seznámení se s touto Zpracovatelskou smlouvou, které obsahuje důležité informace týkající se nakládání s osobními údaji a o souvisejících práv a povinností. Uzavření Zpracovatelské smlouvy je nezbytné k vyřízení poptávky služby, objednání služby a k samotnému poskytnutí služby, jak upravují Obchodní podmínky služby.

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1. Čím se řídíme při nakládání s osobními údaji?

Při nakládání s osobními údaji postupujeme v souladu s právním řádem České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „nařízení“) zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

1.2. Co jsou osobní údaje?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Osobními údaji jsou zejména (avšak nikoliv výlučně):

• identifikační údaje, jako např. jméno a příjmení, identifikační číslo, pohlaví, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, přihlašovací jméno do uživatelského účtu;
  
•  kontaktní údaje, jako např. adresa bydliště (nebo doručovací adresa), adresa sídla, telefonní číslo, e-mailová adresa;
  
• ekonomické údaje, jako např. informace o omezení činnosti, o dluzích na VZP, informace o tom, zda je osoba spolehlivým plátcem DPH, informace o tom, zda je nebo bylo vůči osobě vedeno insolvenční nebo likvidační řízení nebo zda na ni byla uvalena nucená správa.
  

2. ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

2.1. Jak zpracováváme vaše osobní údaje?

Podmínky zpracování vašich osobních údajů, při kterém jsem v pozici správce těchto osobních údajů, a práva a povinnosti se zpracováním těchto osobních údajů spojená upravují naše Zásady ochrany osobních údajů, se kterými jste souhlasili v rámci registrace při zřízení uživatelského účtu. Tato práva a povinnosti stanovená v našich Zásadách ochrany osobních údajů nejsou touto Zpracovatelskou smlouvou dotčena.

3. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ POSKYTNUTÝCH PŘI OBJEDNÁVÁNÍ A POSKYTOVÁNÍ SLUŽBY

3.1. Co je předmětem tohoto článku?

Předmětem tohoto článku je stanovení podmínek zpracování osobních údajů vašich zákazníků, obchodních partnerů a dalších osob, které obsahuje vámi poskytnutá databáze, ke které má být poskytnuta služba (dále jen „subjekt údajů“), a uzavření smlouvy o zpracování těchto osobních údajů dle čl. 28 nařízení mezi námi jako zpracovatelem a vámi jako správcem těchto osobních údajů.

Tímto článkem se jako zpracovatel pro vás jako správce ve smyslu nařízení podle níže uvedených podmínek zavazujeme zpracovávat osobní údaje subjektů údajů, které získáme v souvislosti s objednáním a poskytnutím služby, a to dle čl. 28 nařízení.

Účel a prostředky zpracování osobních údajů subjektů údajů dle tohoto článku poptáním, objednáním a/nebo zakoupením služby dle našich Obchodních podmínek a prostřednictvím tohoto článku určujete vy, jako správce osobních údajů subjektů údajů.

Ustanovení čl. 6 Zásad ochrany osobních údajů se pro zpracování osobních údajů subjektů údajů dle této Zpracovatelské smlouvy nepoužije, a podmínky zpracování osobních údajů těchto subjektů údajů je upraveno touto Zpracovatelskou smlouvou.

3.2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

a) Nahráním vaší databáze při poptávání služby zpracováváme osobní údaje subjektů údajů obsažené v této databázi, zejména se jedná o identifikační a kontaktní údaje dle čl. 1.2 této Zpracovatelské smlouvy.

b) Po zakoupení služby v rámci poskytnutí služby validace údajů zpracováváme identifikační údaje a kontaktní údaje subjektů údajů dle čl. 1.2 této Zpracovatelské smlouvy, a to v rozsahu, který jste stanovili při objednání služby.

c) Po zakoupení služby s funkcionalitou validující tzv. firemní údaje zpracováváme identifikační údaje a kontaktní údaje a ekonomické údaje subjektů údajů dle čl. 1.2 této Zpracovatelské smlouvy, a to v rozsahu, který jste stanovili při objednání služby

Výše uvedené údaje, které jsou přiřaditelné ke konkrétní fyzické osobě (zejména v případě podnikající fyzické osoby), jsou osobními údaji a toto fyzická osoba je výše uvedeným subjektem údajů.

3.3. Jaký je účel a povaha zpracování?

Účelem zpracování osobních údajů poskytnutých při poptávání a objednávání služby je příprava nabídky služby (vč. její ceny) a objednání služby (uzavření smlouvy). Tyto osobní údaje zpracováváme zejména jejich ukládáním, nahlédnutím a použitím v elektronické podobě automatizovaným způsobem.

Pokud si zakoupíte službu, tak jako zpracovatel zpracováváme osobní údaje subjektů údajů uvedené v čl. 3.2 písm. a) a b) této Zpracovatelské smlouvy.

Pokud si zakoupíte službu s funkcionalitou validace tzv. firemních údajů, tak jako zpracovatel zpracováváme dále údaje subjektů údajů uvedené čl. 3.2 písm. c) této Zpracovatelské smlouvy,

Účelem zpracování osobních údajů dle čl. 3.2 písm. a), b) a c) této Zpracovatelské smlouvy po zakoupení služby je řádné poskytnutí služby. Tyto osobní údaje zpracováváme zejména jejich nahlédnutím, ukládáním, shromážděním, kontrolou, vyhledáním a poskytnutím v elektronické podobě automatizovaným způsobem.

Tímto prohlašujete a zavazujete se, že jste oprávněni nás využít jako zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů dle výše uvedeného předmětu, účelu a povaze zpracování, zejména pro uzavírání a plnění vašich smluvních závazků a/nebo na základě vašeho oprávněného zájmu (zejména k identifikaci subjektu údajů, kontaktování subjektu údajů, posouzení bonity subjektu údajů a k vymáhání a ochraně vašich práv a nároků).

3.4. Práva a povinnosti stran

Tímto se zavazujeme, že:

a) budeme zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, povahou a způsobem zpracování uvedenými výše a dalšími vašimi pokyny; pokud nám požadavky zpracování ukládají relevantní právní předpisy, jsme povinni vás o tomto před zahájením zpracování informovat;

b) budeme vás neprodleně informovat v případě, že podle našeho názoru váš pokyn porušuje právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;

c) zajistíme, že naše osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (např. zaměstnanci) se zavážou k mlčenlivosti;

d) nebudeme osobní údaje předávat třetím osobám (s výjimkou dalších zpracovatelů, jak je upraveno níže);

e) přijmeme vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili potřebnou úroveň zabezpečení zpracování osobních údajů, zejména zajistíme šifrování námi zvolených osobních údajů a zajistíme, aby přístup k uloženým osobním údajům byl zajištěn přístupovými hesly a stanovíme vnitřní pravidla pro práci s osobními údaji;

f) bude vám nápomocni prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění vaši povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů;

g) budeme nápomocni při zajišťování souladu zpracování s nařízením v oblasti zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, ohlašování porušení tohoto zabezpečení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace s dozorovým úřadem;

h) ohlásíme vám bez zbytečného odkladu jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, o kterém se dozvíme;

i) na základě vašeho rozhodnutí bez zbytečného odkladu všechny osobní údaje subjektů údajů buď vymaže, nebo vám je vrátíme po zániku naší smlouvy, a vymažeme existující kopie, pokud právní předpisy nepožadují uložení daných osobních údajů;

j) poskytneme vám veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v nařízení, a umožníme audity, včetně inspekcí, prováděné vámi nebo jiným auditorem, kterého pověříte, a k těmto auditům přispějeme naší součinností, přičemž podmínky provádění auditu, včetně inspekcí, dále upravuje čl. 3.5 této Zpracovatelské smlouvy;

k) budeme plnit povinnosti v oblasti záznamů o zpracování a spolupráce s dozorovým úřadem dle nařízení.

Vy se tímto zavazujete, že

a) budete plnit řádně veškeré povinnosti uložené právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;

b) budete nás bez zbytečného odkladu informovat o každé skutečnosti, která má vliv na plnění našich smluvních a zákonných povinností jako zpracovatele osobních údajů.

3.5. Podmínky provádění auditu, včetně inspekcí

Audit, včetně inspekce, dle předchozího odstavce jste oprávněni provést za splnění těchto podmínek:

a) o zájmu provést audit, vč. inspekce, o jeho rozsahu a předmětu a navrhovaném termínu konání auditu, vč. inspekce, jste povinni nás informovat nejpozději 20 pracovních dní před navrženým termínem konání auditu, přičemž po obdržení těchto informací máme právo stanovit jiný termín konání auditu, který však nebude později než 10 dní od vámi navrženého termínu;

b) audit, vč. inspekce, jste oprávněni provést maximálně jednou za 6 měsíců používání našich služeb;

c) audit, vč. inspekce, jste povinni provést nejdříve způsobem a v rozsahu, který nebude vyžadovat přístup do elektronických a informačních systémů a zařízení, které využíváme k poskytování služeb;

d) přístup do elektronických a informačních systémů a zařízení, které využíváme k poskytování služeb, vám bude poskytnut pouze v případě, že případ podezření na porušování našich povinností jako zpracovatele nebude možné vyřešit jiným způsobem, s tím, že tento přístup bude možný vždy pouze pod dohledem zpracovatele;

e) v případě zpřístupnění elektronických a informačních systémů a zařízení dle předchozího odstavce, jste povinni provést audit, vč. inspekce, tak, aby byla naše činnost narušena pouze v nezbytné míře a tento přístup bude možný pouze dobu a v rozsahu nezbytném k provedení auditu, vč. inspekce;

f) všechny informace, podklady a dokumenty, které vám nebo vámi pověřené třetí osobě zpřístupníme v souvislosti s auditem, vč. inspekce, jsou důvěrné a mohou tvořit obchodní tajemství zpracovatele (dále jen „důvěrné informace“), a vy se tímto zavazujete k mlčenlivosti ve vztahu k těmto důvěrným informacím, zejména se zavazujete, že bez našeho písemného souhlasu nesdělíte důvěrné informace žádné třetí osobě, ani je nepoužije k jinému účelu, než k provedení auditu nebo k účelům předvídaným touto smlouvou nebo nařízením;

g) v případě, že k provedení auditu, vč. inspekce, využijete vámi pověřenou třetí osobu, jste před zahájením auditu povinni předložit nám písemný závazek této pověřené třetí osoby, ve kterém se tato osoba zavázala k mlčenlivosti ve vztahu k důvěrným informacím v rozsahu stejném, jako jste zavázáni vy, přičemž pokud tato podmínka nebude splněna, nemá právo tato pověřená třetí osoba audit, vč. inspekce, provést;

h) v případě, že budeme muset v důsledku vašeho auditu, vč. inspekce, vynaložit náklady, které by nám jinak nevznikly, jste povinni nám tyto náklady nahradit bez zbytečného odkladu po obdržení výzvy k úhradě těchto nákladů.

3.6. Zapojení dalšího zpracovatele

Tímto nám dáváte obecné povolení k zapojení dalšího zpracovatele. My se zavazujeme vás informovat o zapojení každého nového dalšího zpracovatele a vy máte právo k tomuto vyslovit námitky. Zavazujeme se uzavřít s tímto dalším zpracovatelem smlouvu, která nebude toto ujednání o zpracovávání osobních údajů přesahovat a bude s ním v souladu (zejména v oblasti povinností zpracovatele). Odpovídáme Vám za splnění veškerých povinností dalším zpracovatelem.

Další zpracovatelé dle předchozího odstavce jsou uvedeni na našem webovém rozhraní. Informaci ohledně změny týkající se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení vám poskytneme vždy prostřednictvím zveřejnění této změny na našem webovém rozhraní, čímž bude splněna naše informační povinnost o této změně.

3.7. Doba zpracování a trvání zpracování osobních údajů

Osobní údaje poskytnuté při poptávání služby dle čl. 3.2 písm. a) této Zpracovatelské smlouvy budou zpracovávány po dobu nezbytnou k vyřízení poptávky a objednání služby, a v případě, že nedojde k zakoupení služby, budou zpracovávány pouze po dobu 48 hodin od poskytnutí těchto osobních údajů a následně budou tyto osobní údaje vymazány. Zpracovatelská smlouva k tomuto zpracování je uzavřena na dobu dle předchozí věty.

Osobní údaje dle čl. 3.2 písm. a), b) a c) této Zpracovatelské smlouvy, zpracovávané k poskytnutí služby, budu zpracovávány pouze po dobu 6 měsíců do poskytnutí služby a následně budou tyt osobní údaje vymazány. Zpracovatelská smlouva k tomuto zpracování je uzavřena na dobu dle předchozí věty.

V případě, že dojde k zániku našeho smluvního vztahu dle Obchodních podmínek před uplynutím doby dle předchozího odstavce, s čímž bude spojeno zrušení vašeho uživatelského účtu, budou osobní údaje, zpracovávané k poskytnutí služby dle předchozího odstavce, zpracovávány dále pouze po dobu 48 hodin od okamžiku zániku našeho smluvního vztahu dle Obchodních podmínek a následně budou tyto osobní údaje vymazány.

Zánikem smlouvy o poskytnutí služby sjednané dle Obchodních podmínek dochází k zániku také této Zpracovatelské smlouvy.

Po zániku Zpracovatelské smlouvy zůstanou v platnosti a účinnosti pouze ustanovení Zpracovatelské smlouvy, z jejichž povahy a účelu to zřejmě vyplývá.

3.8. Závěrečná ustanovení

Práva a povinnosti neupravené touto Zpracovatelskou smlouvou se řídí příslušnými právními předpisy, zejména nařízením a právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Ukáže-li se některé ustanovení této Zpracovatelské smlouvy neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, nemá tato skutečnost vliv na platnost, účinnost a vymahatelnost zbývajících ustanovení Zpracovatelské smlouvy a smluvní strany se zavazují nahradit bezodkladně takové ustanovení ujednáním platným, účinným a vymahatelným, které bude svým významem nejbližší původnímu neplatnému, neúčinnému nebo nevymahatelnému ustanovení.

Potvrzením souhlasu s touto Zpracovatelskou smlouvou v objednávkovém systému uživatelského účtu potvrzujete, že jste se s touto Zpracovatelskou smlouvou seznámili, souhlasíte s uzavřením Zpracovatelské smlouvy toto elektronickou formou, a tímto potvrzením souhlasu dochází k závaznému uzavření této Zpracovatelské smlouvy.